Bonjour,
je pense que la notion de ressource modérée répond à votre question : l'utilisateur peut poser une réservation, mais celle-ci doit être validée (modérée) par un gestionnaire (de ressource, de domaine, de site ou administrateur général).
Si les mails automatiques sont fonctionnels, la validation s'accompagne de l'envoi d'un courriel à l'utilisateur. Pour le pdf, la procédure existe mais comporte une phase manuelle.
Cordialement,
YN